Nowe wymagania dokumentacyjne w zakresie deklaracji VAT i plików JPK obowiązujące od 1 października 2020 r. Kody GTU.

W związku z wprowadzeniem od 1 października 2020 r. nowych plików JPK-VAT, zastępujących dotychczasowe pliki i deklaracje, pojawiają się czasem wątpliwości dotyczące nowych obowiązków, szczególnie zaś zakresu danych na fakturach. Nie wdając się w ocenę wchodzących w życie zmian ani nie powtarzając niektórych błędnych opinii o nowych obowiązkach, chcielibyśmy zwrócić uwagę na kilka istotnych, z punktu widzenia przedsiębiorcy i klienta biura rachunkowego, aspektów tych regulacji. Są to następujące sprawy:

1. W wyniku zmian podatnicy nie będą już składać deklaracji VAT-7; informacje zawarte dotychczas w deklaracjach zostaną przeniesione do plików JPK-VAT w nowym formacie. Pliki te zawierać będą jednak także dodatkowe dane, które dotąd nie były wykazywane; będą to oznaczenia niektórych towarów i usług (tzw. kody GTU), oznaczenia procedur VAT oraz oznaczenia niektórych dokumentów.
2. Nowe wymogi dotyczą wyłącznie ewidencji VAT (tzw. rejestrów) i plików JPK-VAT, będących „odpisami” tych ewidencji. Nie dotyczą samych faktur. Nie zachodzi zatem konieczność zmiany sposobu fakturowania lub umieszczania na fakturach dodatkowych informacji. Z punktu widzenia księgowych, którzy ewidencję VAT sporządzają, najprostszym i najpewniejszym rozwiązaniem jest żądanie, aby odpowiednie informacje były zawarte bezpośrednio na fakturach. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby takie rozwiązanie stosować, nie wynika ono jednak z przepisów prawa. Księgowi (szczególnie biura rachunkowe) będą najczęściej korzystali z informacji dostarczonych przez klientów lub inne służby, jednak forma, w jakiej informacje te będą dostarczane, określona jest tylko względami praktycznymi. W przypadku większej ilości transakcji sprzedaży, może jednak zajść konieczność dostosowania systemów magazynowych, szczególnie w zakresie informacji przesyłanych automatycznie do systemów księgowych.
3. Obowiązek podawania tzw. kodów GTU, tj. kodów dotyczy wyłącznie strony sprzedażowej – nie powoduje on ograniczeń w przyjmowaniu faktur od kontrahentów; wynika to oczywiście wprost także z uwag z pkt 1 (brak nowych wymogów co do faktur).
4. Wymogi podawania w ewidencji VAT (i plikach JPK) kodów GTU dotyczą tylko niektórych towarów i usług, uznanych za tzw. wrażliwe. Są to – ogólnie charakteryzując – towary takie jak: alkohol, paliwa, odpady, elektronika, wyroby tytoniowe, pojazdy, części samochodowe, metale, leki, budynki i grunty oraz usługi przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych, doradcze, prawne, księgowe, reklamowe, badania, usługi transportowe i logistyczne. Lista ta została tu uproszczona dla jaśniejszego przekazu (szczegóły dostępne są w linkach lub przepisach wskazanych poniżej). Pozostałe towary i usługi nie wymagają specjalnych oznaczeń.
5. Rozporządzenie wprowadza ponadto obowiązek podawania w ewidencji i plikach JPK specyficznych kodów niektórych procedur (np. tzw. transakcji trójstronnych, transakcji objętych MPP (split payment), VAT-marża lub sprzedaż wysyłkowa) oraz dokumentów (np. faktury do paragonów). Obowiązek ten dotyczyć będzie zasadniczo dokumentów sprzedaży (i ewidencji sprzedaży), wyjątek stanowią transakcje objęte mechanizmem MPP oraz import towarów wg tzw. procedury uproszczonej, które będą wykazywane także w ewidencji nabywcy.
6. Wydaje się, że w tym zakresie regulacje te mogą rodzić jedynie techniczne problemy. Warto w tym kontekście zwrócić jednak uwagę na jedno nowe wymaganie, które ma bardziej ogólny charakter – otóż pojawi się teraz obowiązek podawania kodu „TP” dla transakcji z podmiotami powiązanymi w rozumieniu przepisów o cenach transferowych zawartych w ustawach o podatkach dochodowych (CIT i PIT). Przyjmuje się, że obowiązek oznaczenia takich transakcji dotyczyć będzie tylko ewidencji sprzedawcy, chociaż przyznać trzeba, że przepis §  10 pkt 4 ppkt 3 Rozporządzenia nie jest w tym zakresie jednoznaczny.

Tzw. transakcje kontrolowane (z podmiotami powiązanymi) wymagają na gruncie przepisów o podatku dochodowym (zarówno CIT, jak i PIT) stosowania cen rynkowych oraz (w zakresie transakcji i zdarzeń o określonej wielkości) sporządzania tzw. dokumentacji cen transferowych. Kryteria kwalifikujące dany podmiot jako powiązany nie są bardzo skomplikowane, ale ocena ta wymaga wiedzy o stanie faktycznym, której księgowi (a szczególnie biura rachunkowe) często nie mają – np. o powiązaniach rodzinnych zarządów albo o pośrednim posiadaniu udziałów w innym podmiocie. Wiedzą tą dysponują zarządy, które mają możliwość zgodnego z prawem kształtowania transakcji na etapie ich zawierania, księgowi lub doradcy podatkowi natomiast mogą te oceny weryfikować przy sporządzaniu zeznań rocznych, sprawozdań finansowych lub ewentualnie przy sporządzaniu dokumentacji cen transferowych. Dotychczas nie było zatem konieczne rozpoznawania charakteru każdej, najmniejszej transakcji na etapie sporządzania comiesięcznych plików JPK. Dlatego wprowadzona właśnie zmiana może czasem okazać się  dość kłopotliwa, natomiast przekazywane dane będą cenną wskazówką dla władz podatkowych. Informacje o powiązaniach będą musiały być na bieżąco weryfikowane przez zarządy i regularnie przekazywane do księgowych.

W związku z tym warto podkreślić, że wymóg stosowania cen rynkowych w transakcjach kontrolowanych dotyczy nie tylko podatków dochodowych, ale także, ujmując rzecz w pewnym uproszczeniu, podatku VAT, jeżeli u jednego z  kontrahentów występują zwolnienia z VAT lub ograniczenia do odliczenia podatku naliczonego (art. 32 Ustawy o VAT).

Podsumowanie:

Nowe regulacje mają w większości techniczny charakter i zaprzątać będą uwagę raczej księgowych i biur rachunkowych niż samych przedsiębiorców. Konieczne będzie jednak sprawdzenie, jakie obowiązki dotyczyć będą konkretnego podmiotu lub rodzaju jego działalności, a także ustalenie sposobu komunikacji pewnych informacji do służb księgowych. W niektórych przypadkach istotną nowością i pewnym kłopotem może okazać się wymóg oznaczania w ewidencji VAT i plikach JPK  transakcji kontrolowanych.

Armin Teske

28 września 2020 r.

Podstawa prawna nowych regulacji:

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW, INWESTYCJI ROZWOJU  z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług.

Przydatne linki oficjalne:

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20190001988

https://www.podatki.gov.pl/jednolity-plik-kontrolny/jpk-vat-z-deklaracja/faq-jpk-vat-z-deklaracja/

https://www.podatki.gov.pl/jednolity-plik-kontrolny/jpk-vat-z-deklaracja/jpk-vat-z-deklaracja-info/

https://www.podatki.gov.pl/media/6169/broszura-informacyjna-jpk-vat-z-deklaracja.pdf